Νέες Επιχειρήσεις: Ορθή Διαχείριση Εξόδων και Φορολογικές Υποχρεώσεις

Η έναρξη μιας νέας επιχειρηματικής δραστηριότητας αποτελεί ένα σημαντικό βήμα με αυξημένες ευθύνες και υποχρεώσεις. Η σωστή φορολογική οργάνωση από την αρχή δεν είναι απλώς θέμα συμμόρφωσης, αλλά βασικός παράγοντας βιωσιμότητας και ανάπτυξης της επιχείρησης.

Ένα από τα πρώτα ζητήματα που απασχολούν κάθε νέο επιχειρηματία είναι ποια έξοδα αναγνωρίζονται φορολογικά και με ποιες προϋποθέσεις.

Εκπίπτουν οι δαπάνες που ακολουθούν αυτές τις γενικές 3 αρχές:

Α) Δαπάνες που γίνονται προς όφελος της επιχείρησης

Αυτό έχει δυο υποπεριπτώσεις μη εκπιπτόμενων δαπανών.

1.Δαπάνες που είναι παντελώς άσχετες με το αντικείμενο και τη φύση της επιχείρησης.

2.Δαπάνες που έχουν υπερτιμολογηθεί σε υπερβολικό βαθμό (δε μιλάμε για μικρές αποκλίσεις από τις τιμές της αγοράς) – άρα έμμεσα «ζημίωσαν» την επιχείρηση.

Β) Δαπάνες που δεν απαγορεύονται ρητά με συγκεκριμένη διάταξη.

Οι πιο σημαντικές υποπεριπτώσεις αυτής της κατηγορίας είναι:

1.Τιμολόγια καθαρής αξίας (προ ΦΠΑ) άνω των 500 ευρώ πρέπει να έχουν εξοφληθεί μέσω του τραπεζικού τομέα (μεταφορά, κάρτα, επιταγή).

2.Μικροαποδείξεις λιανικής δαπανών  πρέπει να είναι:

α) Έως 100 ευρώ συνολικής αξίας

β) Να είναι σαφής το είδος της δαπάνης είτε από την περιγραφή του είδους είτε από το είδος του καταστήματος (πχ φωτοτυπίες σε απλή απόδειξη λιανικής, ή αναλυτική περιγραφή όταν οι αποδείξεις λιανικής βγαίνουν από εκτυπωτή και έχουν ανάλυση ειδών ή υπηρεσίας). Επίσης στην περίπτωση που αφορά έξοδα κίνησης (βενζίνη κτλπ) απαιτείται σφραγίδα στο πίσω μέρος της απόδειξης και αναγραφή του αριθμού κυκλοφορίας του Ι.Χ.

3. Δεν εκπίπτουν φόροι και προσαυξήσεις ακόμα και αν προήλθαν από τη φυσιολογική λειτουργία της επιχείρησης (πχ εταιρικό Φορτηγό παίρνει κλήση από την τροχαία). Εξαιρέσεις σε αυτό είναι τα τέλη κυκλοφορίας των εταιρικών Ι.Χ. και σε εταιρείες νομικά πρόσωπα με ιδιόκτητο ακίνητο, ο ΕΝΦΙΑ (που σε αυτή την περίπτωση εκπίπτει).

4. Τα ενοίκια εκπίπτουν μόνο εφόσον εξοφληθούν τραπεζικά.

Γ) Δεν εκπίπτουν δαπάνες που αποτελούν προσωπικές καταναλωτικές δαπάνες.

Το τι αποτελεί προσωπική καταναλωτική δαπάνη είναι πολλές φορές εντελώς υποκειμενικό. Είτε αφορά έξοδα κίνησης Ε.Ι.Χ το οποίο ανήκει στην επιχείρηση και τι μέρος αυτών αποτελεί προσωπικό έξοδο και τι εταιρικό. Είτε αν οι δαπάνες ένδυσης εκπίπτουν και υπό ποιες προϋποθέσεις (υπάρχει μόνο μια ΔΕΔ για παράδειγμα που έχει δεχτεί ότι τα έξοδα ένδυσης εκπίπτουν όταν ο φορολογούμενος είναι δικηγόρος, γιατί τα χρησιμοποιεί). Είτε αν το εταιρικό δείπνο με πελάτη της επιχείρησης αφορά όντως την επιχείρηση.

Η γενική λογική της εκπεσιμότητας των δαπανών στη φορολογία εισοδήματος (το τι εκπίπτει στο ΦΠΑ έχει εντελώς διαφορετικό δίκαιο και άλλους κανόνες)  έχει μια βάση που ξεκίνησε από το Ν. 4172 του 2014, επικαιροποιήθηκε πολλές φορές έκτοτε και έως και σήμερα συνεχίζουν να εκδίδονται ΔΕΔ (πορίσματα προδικαστικών επιτροπών που γνωμοδοτούν όταν υπάρχει διαμάχη μεταξύ φορολογούμενου και φορολογικής αρχής) καμιά φορά αντικρουόμενες μεταξύ τους.

Τι πρέπει να έχει στο μυαλό του ένας επιχειρηματίας:

Α) Τι πιθανότητες έχει να ελεγχθεί βάσει του αντικειμένου εργασιών του, το «μείγμα» εξόδων που έχει στην επιχείρησή του (π.χ τα έξοδα της μισθοδοσίας, ΔΕΚΟ και ενοικίων δεν αμφισβητούνται, ενώ αν έχει μεγάλη αναλογία από μικρές αποδείξεις λιανικής που δεν «ματσάρουν» στο Mydata είναι σε χειρότερη μοίρα).  Αυτό πρέπει να το ζυγίσει σε κατ΄ ιδίαν συνάντηση με το λογιστή του.

Β) Ποια είναι η επίπτωση με βάσει τις δαπάνες που πραγματοποιεί σε περίπτωση φορολογικού ελέγχου. Λίγο πολύ η φορολογική αρχή ακολουθεί συγκεκριμένα βήματα για την έκπτωση των δαπανών οπότε ένας φοροτεχνικός μπορεί να συμβουλεύσει σχετικά.

Γ) Τι άλλες συναλλαγές (κυρίως μέσω τραπεζικού τομέα) κάνει που μπορεί να επηρεάσουν την πιθανότητα έναρξης φορολογικού ελέγχου. Με λίγα λόγια κάποιος μπορεί να εκπίπτει συγκεκριμένες δαπάνες, οι οποίες από τη διάρθρωσή τους να μη δημιουργούν καμία επιπλέον πιθανότητα φορολογικού ελέγχου, αλλά ο ίδιος ο επιχειρηματίας ατομικά να έχει διακινήσει μεγάλα ποσά, ίσως με λανθασμένο τρόπο – και από διασταύρωση κινήσεων του τραπεζικού τομέα να εκδοθεί εντολή ελέγχου για τον ίδιο και να φτάσει ο έλεγχος και στην επιχείρησή του.

Ειδικά τα τελευταία χρόνια, αυτός είναι ο συνήθης τρόπος που οι ελεγκτικές αρχές επιλέγουν τις φορολογικές υποθέσεις για έλεγχο. Άρα η γενικότερη οικονομική συμπεριφορά του μεμονωμένου ατόμου μπορεί να προξενήσει τον έλεγχο και όχι η μέτρια φορολογικά εικόνα της ατομικής του επιχείρησης.