Ψηφιακά Δελτία Αποστολής και Ηλεκτρονική Τιμολόγηση: Όλες οι αλλαγές που πρέπει να γνωρίζουν οι επιχειρήσεις

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός των φορολογικών διαδικασιών συνεχίζεται, με σημαντικές αλλαγές στη διακίνηση αγαθών και την έκδοση παραστατικών. Η Β' Φάση των Ψηφιακών Παραστατικών Διακίνησης και η καθολική ηλεκτρονική τιμολόγηση αποτελούν βασικά ορόσημα για την ενίσχυση της διαφάνειας και την αποτελεσματικότερη παρακολούθηση των συναλλαγών.

Οι νέες διαδικασίες επηρεάζουν την καθημερινή λειτουργία των επιχειρήσεων, από την έκδοση ενός δελτίου αποστολής μέχρι την παραλαβή εμπορευμάτων και την ενημέρωση των αποθεμάτων.

1. Ψηφιακά Δελτία Αποστολής: Τι αλλάζει με τη Β' Φάση;

Η εφαρμογή των Ψηφιακών Παραστατικών Διακίνησης προχωρά σταδιακά, με στόχο την πλήρη ψηφιακή παρακολούθηση της διακίνησης των αγαθών.

Η Α' Φάση αφορά την ψηφιακή έκδοση και διαβίβαση των παραστατικών στο myDATA. Με τη Β' Φάση, η διαδικασία επεκτείνεται στην παρακολούθηση των επιμέρους σταδίων της διακίνησης, από την έναρξη έως την τελική παραλαβή.

Σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που ισχύει μέχρι στιγμής:

• 1 Ιανουαρίου 2027: Προβλέπεται η εφαρμογή της Β' Φάσης για την ψηφιακή παρακολούθηση της φόρτωσης, της μεταφόρτωσης και της τελικής παραλαβής.

• 1 Ιανουαρίου 2027: Προβλέπεται η ένταξη των ελαιοπαραγωγών στην Α' Φάση.

• 1 Ιανουαρίου 2028: Προβλέπεται η υποχρεωτική χρήση ενιαίας κωδικοποίησης ειδών, βάσει του προτύπου TARIC/ κωδικός vies για τις εισαγωγές.

Η πλήρης εφαρμογή της διαδικασίας απαιτεί από τις επιχειρήσεις να οργανώσουν κατάλληλα τη διακίνηση των εμπορευμάτων τους και να διασφαλίζουν την ορθή καταχώριση των σχετικών στοιχείων.

2. Πώς παρακολουθείται ψηφιακά η διακίνηση των αγαθών;

Με τη νέα διαδικασία, η διακίνηση δεν περιορίζεται στην έκδοση ενός παραστατικού. Καταγράφονται ψηφιακά τα βασικά γεγονότα που πραγματοποιούνται κατά τη μεταφορά.

Η ενδεικτική ροή περιλαμβάνει:

1. Έκδοση του ψηφιακού δελτίου αποστολής.

2. Σάρωση για την έναρξη της διακίνησης.

3. Σάρωση σε περίπτωση μεταφόρτωσης, εφόσον αυτή πραγματοποιηθεί.

4. Καταχώριση της ολοκλήρωσης της παράδοσης ή της επιστροφής των αγαθών.

Στα στοιχεία του δελτίου περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων, ο τύπος του οχήματος, ο αριθμός κυκλοφορίας, η ώρα έναρξης και ο τόπος παράδοσης.

Ιδιαίτερη σημασία έχει η επιβεβαίωση της παραλαβής ή της επιστροφής των εμπορευμάτων, καθώς η ολοκλήρωση της διαδικασίας αποτελεί κρίσιμο στοιχείο για τη σωστή ενημέρωση των φορολογικών δεδομένων.

Επιπλέον, όταν το τιμολόγιο εκδίδεται μεταγενέστερα από το δελτίο αποστολής, απαιτείται η συσχέτισή του με το αντίστοιχο ψηφιακό παραστατικό, σύμφωνα με τους εφαρμοστέους κανόνες.

3. Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Τι πρέπει να προσέξουν οι επιχειρήσεις;

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποτελεί ένα ακόμη σημαντικό βήμα προς την ψηφιοποίηση των φορολογικών συναλλαγών.

Σύμφωνα με τα όσα έχουν υποθεί, έμφαση στη χρήση εγκεκριμένου Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, στην ηλεκτρονική σήμανση των παραστατικών με ΜΑΡΚ και QR code, καθώς και στη διαβίβασή τους σε πραγματικό χρόνο.

Η μετάβαση αυτή καθιστά αναγκαίο για τις επιχειρήσεις να ελέγξουν εάν τα υφιστάμενα συστήματα τιμολόγησης και τα προγράμματα εμπορικής διαχείρισης που χρησιμοποιούν ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις που θα ισχύσουν για την περίπτωσή τους.

Η έγκαιρη προετοιμασία μπορεί να συμβάλει στην αποφυγή λειτουργικών προβλημάτων κατά την έκδοση και διαβίβαση των παραστατικών.

4. Τι αλλάζει στην εφαρμογή myDATA;

Η εφαρμογή myDATA για κινητές συσκευές περιλαμβάνει λειτουργίες που διευκολύνουν τη διαχείριση των φορολογικών παραστατικών.

Οι δυνατότητες της εφαρμογής περιλαμβάνουν:

• Οικονομική εικόνα: Παρακολούθηση του τζίρου και του ΦΠΑ σε μηνιαία ή ετήσια βάση.

• Έκδοση παραστατικών: Δυνατότητα έκδοσης τιμολογίων και δελτίων αποστολής.

• Εξ αποστάσεως διαχείριση: Ψηφιακή ολοκλήρωση διαδικασιών που αφορούν τη διακίνηση αγαθών.

Ένα από τα προβλήματα της εφαρμογής σχετικά με την παρακολούθηση τζίρου είναι ότι ο χ εργαζόμενος που χειρίζεται την δωρεάν εφαρμογή της ΑΑΔΕ στο κινητό του μπορεί να δει τζίρο ανά επιχείρηση και γενικά την εικόνα της. Οπότε σε επιχείρησεις με προσωπικό δεν συνίσταται να χρησιμοποιήσουν την εφαρμογή της ΑΑΔΕ.

5. Ποσοτική παραλαβή και αποθέματα

Η ψηφιακή παρακολούθηση επεκτείνεται και στην ποσοτική παραλαβή των αγαθών, με στόχο τα στοιχεία της αποθήκης να αποτυπώνουν τις πραγματικές ποσότητες που παραλαμβάνονται.

Η διαδικασία αποκτά ιδιαίτερη σημασία στις εισαγωγές από το εξωτερικό, όπου μπορεί να προκύψουν αποκλίσεις μεταξύ των ποσοτήτων που αναγράφονται στα παραστατικά και εκείνων που διαπιστώνονται κατά την παραλαβή.

• Η ποσοτική ανάλυση των εισαγωγών διαβιβάζεται αναλυτικά.

• Μετά τον εκτελωνισμό προβλέπεται, σύμφωνα με την παρουσίαση, δήλωση των πραγματικών ποσοτήτων εντός πέντε ημερών.

• Η καταμέτρηση πραγματοποιείται ανά τεμάχιο, ανεξάρτητα από τη μονάδα μέτρησης που χρησιμοποιεί ο αλλοδαπός προμηθευτής.

• Σε περιπτώσεις μεταγενέστερου ανοίγματος και ελέγχου των συσκευασιών, εξετάζεται η έκδοση Δελτίου Ποσοτικής Παραλαβής για την καταγραφή των τελικών ποσοτήτων και τυχόν αποκλίσεων.

Η σωστή παρακολούθηση των αποθεμάτων συμβάλλει στην ακριβέστερη αποτύπωση των εμπορευμάτων και στην καλύτερη οργάνωση της αποθήκης.

6. Αντίστροφο Δελτίο Αποστολής: Πότε χρησιμοποιείται;

Το αντίστροφο δελτίο αποστολής αφορά περιπτώσεις στις οποίες το παραστατικό εκδίδεται από τον παραλήπτη αντί από τον αποστολέα, υπό τις προβλεπόμενες προϋποθέσεις.

Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι η παραλαβή αγροτικών προϊόντων από έμπορο, όταν ο έμπορος αναλαμβάνει τη μεταφορά με δικά του μέσα. Αντίστοιχη περίπτωση μπορεί να προκύψει όταν ο υπόχρεος αποστολέας παραλείπει ή αρνείται να εκδώσει το απαιτούμενο παραστατικό και συντρέχουν οι προϋποθέσεις έκδοσης από τον παραλήπτη.

Η ορθή επιλογή του τύπου παραστατικού είναι σημαντική, ώστε η διακίνηση να τεκμηριώνεται σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο.

7. Σε ποιες περιπτώσεις απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή;

Το καθεστώς των ψηφιακών παραστατικών περιλαμβάνει ειδικές περιπτώσεις και εξαιρέσεις, ανάλογα με τη φύση της συναλλαγής.

Ενδεικτικά, αναφέρεται:

• Στις επιστροφές εμπορευμάτων και στην αποστολή δεμάτων.

• Στη μεταφορά παγίων μεταξύ εγκαταστάσεων ή για επισκευή.

• Στην πώληση, δωρεάν παραχώρηση ή ενοικίαση εξοπλισμού.

• Στις διανομές εμπορευμάτων από οχήματα με πωλήσεις επί τόπου.

• Στις διανομές δειγμάτων από περιοδεύοντες πωλητές.

• Στα κινητά συνεργεία και στη διανομή υγειονομικού υλικού.

• Στη μεταφορά εμπορευμάτων προς πώληση από πλανόδιους πωλητές και παραγωγούς λαϊκών αγορών.

Για τις παραπάνω περιπτώσεις, η υποχρέωση έκδοσης παραστατικού πρέπει να εξετάζεται με βάση τα πραγματικά δεδομένα της συναλλαγής και τις ισχύουσες διατάξεις.

8. Εξαιρέσεις

·         Διακίνηση πάγιου εξοπλισμού με μεταφορικό μέσο της επιχείρησης. Προσοχή, αν η διακίνηση γίνει με μεταφορική απαιτείται δελτίο αποστολής.

• Μεταφορά εγκατάστασης: Εξαιρούνται οι μεταφορές στο πλαίσιο αλλαγής έδρας ή επαγγελματικής εγκατάστασης.

• Ενδοεγκαταστάσεις / μικρές αποστάσεις: Εξαιρούνται διακινήσεις εντός της ίδιας εγκατάστασης ή σε πολύ κοντινές αποστάσεις έως 10 χιλιόμετρα.

• Λατομικά, μεταλλευτικά και αδρανή υλικά: Εξαιρείται η διακίνηση συγκεκριμένων ορυκτών, λατομικών και αδρανών υλικών.

• Πανεπιστημιακά και σχολικά βιβλία: Εξαιρούνται τα συγγράμματα ("Εύδοξος") και τα δωρεάν σχολικά βιβλία.

• Εφημερίδες και περιοδικά: Εξαιρείται η διακίνηση τύπου από και προς εφημεριδοπώλες.

• Βιομηχανικά και βιοτεχνικά είδη από υπαίθριους/λαϊκούς πωλητές: Εξαιρούνται αποκλειστικά εφόσον τηρούνται οι προϋποθέσεις διαβίβασης myDATA.

• Κενά είδη συσκευασίας: Εξαιρείται η διακίνηση κενών συσκευασιών.

• Επαναλαμβανόμενες χονδρικές φαρμάκων/οπτικών: Εξαιρούνται οι παραδόσεις σε ΕΟΠΥΥ ή ασφαλιστικά ταμεία με τελικό αποδέκτη τον ασφαλισμένο.

• Ανταλλακτικά συντήρησης και επισκευής: Εξαιρούνται τα ανταλλακτικά που χρησιμοποιούνται για την αποκατάσταση δικτύων

Τι πρέπει να κάνουν οι επιχειρήσεις;

Η προσαρμογή στις νέες ψηφιακές διαδικασίες απαιτεί έγκαιρη ενημέρωση και σωστή οργάνωση. Οι επιχειρήσεις καλό είναι να:

• Ελέγξουν τα συστήματα τιμολόγησης και εμπορικής διαχείρισης που χρησιμοποιούν.

• Ενημερώσουν το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για την έκδοση και την παραλαβή παραστατικών.

• Οργανώσουν τη διαδικασία καταγραφής της έναρξης, της ολοκλήρωσης και των επιστροφών των διακινήσεων.

• Διασφαλίσουν την ορθή συσχέτιση των τιμολογίων με τα ψηφιακά δελτία αποστολής.

• Εξετάσουν τις ειδικές υποχρεώσεις που αφορούν τη δραστηριότητά τους και τα αποθέματά τους.